Arbeitszeitreduktion – Aufgabenfeld im Job optimieren

In meinem Einleitungsartikel „Der Weg zur Arbeitszeitreduktion“ habe ich bereits beschrieben, dass hierbei Vorbereitung und Planung sehr wichtig sind. 

Dieser Artikel beschäftigt sich mit der Optimierung des eigenen Aufgabenfeldes im Job, denn eines ist ganz klar: Weniger Arbeitszeit = Weniger Zeit für die Abarbeitung von Aufgaben.  

In Kürze und was du mitnehmen kannst

Wenn Du das Vorhaben der Arbeitszeitreduktion in Angriff nehmen willst, kommst Du nicht drum herum Dein aktuelles Aufgabenfeld genau zu analysieren, sich abzugrenzen und zukünftig „nein“ zu sagen. Dabei musst Du dir zunächst selbst einige wichtige Fragen beantworten können. Es gibt diverse Mittel und Methoden, die Dir dabei helfen deine Pläne in die Tat umzusetzen. Zuletzt geht es darum, dein Vorhaben transparent darzustellen und allen Beteiligten zu kommunizieren.


Weniger Arbeitszeit = Weniger Zeit für die Abarbeitung von Aufgaben: Du hast zwei Möglichkeiten, um Dich auf die neue Situation einzustellen

  • Du machst weiter wie bisher und versuchst durch noch mehr Anstrengung und härtere Arbeit alles in kürzerer Zeit zu schaffen.
  • Du analysierst Dein Arbeitsumfeld und versuchst Deine Aufgaben auf das Essentielle zu fokussieren. Du grenzt Dich ab und lässt Unwichtiges bzw. Nicht-Mehrwertschöpfendes konsequent weg.

Meine Empfehlung im Rahmen dieses Prozesses: Beschränke Dich auf Deine Kernkompetenzen und eliminiere den Rest. So wird Deine Arbeit qualitativ hochwertiger, Deine Abteilung hat einen höheren Mehrwert aus den Ergebnissen und Du verschwendest keine Zeit.

Bevor es losgeht: ein kleiner Gedankenexkurs

Wahrscheinlich hast Du schon bemerkt, dass ich öfter auf das Thema „Minimalismus“ zurückgreife. Sich auf das Wesentliche in seinem Job zu besinnen ist nichts anderes, als die wichtigsten Bereiche in seinem Leben zu definieren und zum Rest einfach „nein“ zu sagen. Es geht um den richtigen Einsatz der eigenen Ressourcen. Anregungen hierzu findest Du in „Minimalismus leben für dummies„.

Auch in „Die 4-Stunden Woche“ geht es um Aspekte, die Dir wertvollen Input zu dem Thema Optimierung des Aufgabenfeldes im Job liefern. Es geht nicht darum faul zu sein und sich vor der Arbeit drücken zu wollen, sondern Deine Kompetenzen bestmöglich zum Einsatz zu bringen und nicht zu verschwenden.

Jetzt geht’s los: Die 5 wichtigsten Fragen, die Du dir selbst beantworten solltest, um dein Aufgabengebiet optimieren zu können

  1. Kenne ich das System mit seinen Variablen, Ursachen und Wirkungen, in dem ich mich bewege?
  2. Was bringt den größten Mehrwert für meinen Arbeitgeber?
  3. Worin bin ich Experte?
  4. Wobei bin ich unverzichtbar?
  5. Für was werde ich geschätzt, bezahlt und um Rat gefragt? Was steht eigentlich in meinem Arbeitsvertrag?

Du merkst, es geht darum herauszufinden was Du angehen musst, um ein gewisses Ergebnis zu erhalten (Kenne das System) und sich dann nur noch mit den Aktivitäten beschäftigen, die dieses Ergebnis maßgeblich beeinflussen (Größter Mehrwert).

Jetzt stelle ich Dir 4 Mittel vor, die Dir dabei helfen

  1. Dein Leistungsportfolio inkl. Mehrwert fürs Unternehmen
    Versuche einen persönlichen Leistungskatalog zu erstellen, aus dem ersichtlich wird, was Du für wen erbringst und welchen Nutzen dies generiert.
  2. Pareto Prinzip
    Diese Methode hilft Dir dabei sich auf die 20% der Aktivitäten zu beschränken, die für 80% der Ergebnisse verantwortlich sind. Wenn Du konsequent danach agierst, wirst Du mit sehr wenig Aufwand einen Großteil der benötigten Outputs generieren können. In den seltensten Fällen werden die restlichen 20% benötigt.
  3. Parkinson Gesetz
    Ist Dir schon aufgefallen, dass sich die Dauer einer Aufgabe meistens auf exakt die Zeit ausbreitet, die dafür zur Verfügung steht? Ein Beispiel hierfür sind Besprechungen: Wenn eine Stunde dafür angesetzt ist, dann wird es meist auch eine Stunde dauern, bis ein Abschluss gefunden wird. Mache Dir diesen Zusammenhang stets bewusst und beende eine Aktivität, sobald Du die benötigten Ergebnisse hast. Falls Dir das schwer fällt und Du dich beispielsweise gerne in einer Aufgabe verlierst, dann setze Dir selbst (Zeit)limits und halte Dich dran. (Ähnlich wie die Budgetierung von Ausgaben, siehe „Arbeitszeitreduktion – Finanzen„)
  4. Eisenhower Matrix
    Mit dieser Methode klassifizierst Du anfallende Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und ihrer Dringlichkeit. Dies hat den großen Vorteil, dass Du nicht blind alle Aufgaben annimmst, die bei Dir landen. Oft stellt sich heraus, dass ein Thema bei jemandem anderen besser aufgehoben ist oder es komplett gestrichen werden kann.

Last but not least die 3 wichtigsten Methoden zum Kommunizieren Deines Vorhabens

  1. „Nein“ sagen
    Auch wenn das ungewohnt ist und Du es vielleicht als Schwäche ansieht Bitten abzulehnen, doch nur so kannst Du Dein Vorhaben vor dem Scheitern bewahren. Falls Dir das „Neinsagen“ schwer fällt, dann denke an die 5 Fragen von weiter oben im Text. Du wirst sehen, dass Dein Umfeld dieses konsequente Abgrenzen und sich auf das Wesentliche beschränken als Stärke auffassen wird.
  2. Deine Mission und Vision Deiner Rolle im Job klar darstellen.
    Im Idealfall gelingt es Dir, Deinen persönlichen Leistungskatalog zu visualisieren. Dies könnte zum Beispiel anhand eines Value Stream Diagramms erfolgen. Hier hast Du auch den Vorteil, dass Du auf einen Blick die Abhängigkeiten und Schnittstellen aufzeigen kannst.
  3. Gib Deiner vorgesetzten Person und Deinem Team die Sicherheit, dass nichts Wichtiges liegen bleibt.
    Natürlich ist das Vorhaben der Arbeitszeitreduktion erstmal neu und erzeugt eventuell Unbehagen in Deinem Arbeitsumfeld. Hier musst Du in eine Vorleistung gehen, um die Bedenken aus dem Weg zu räumen. Dies könnte womöglich bedeuten, dass Du anfangs doch mehr für weniger Geld arbeitest, doch durch die konsequente Beschränkung auf Deine Kernaufgaben, wirst Du bald an Effizienz gewinnen und das selbe Ergebnis in viel weniger Zeit erreichen. Es ist eventuell auch eine gute Idee Deinem Chef Deine private Handynummer für den Notfall zu geben.

Gratuliere! Nun weisst Du mit welchen Aktivitäten Du den größten Mehrwert für Dein Unternehmen schöpfst und kannst Dich getrost und ohne schlechtes Gewissen vom Rest abgrenzen.

Nächster Schritt

Der nächste Artikel der Serie „Der Weg zur Arbeitszeitreduktion“ wird das Thema behandeln: Persönliche Ziele setzen.

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