Arbeitszeitreduktion – Gespräch mit der vorgesetzten Person

In meinem Einleitungsartikel „Der Weg zur Arbeitszeitreduktion“ habe ich bereits beschrieben, dass hierbei Vorbereitung und Planung sehr wichtig sind. 

Dieser Artikel beschäftigt sich mit dem Gespräch mit der vorgesetzten Person, denn eines ist ganz klar: Weniger Arbeitszeit geht nur, wenn Deine Chefin oder Dein Chef dem Ganzen zustimmt und Dein Arbeitsvertrag angepasst wird.  

In Kürze und was Du mitnehmen kannst

Mindestens genauso essentiell wie die vorgehenden Schritte zur Planung der Arbeitszeitreduktion, ist das Gespräch mit der vorgesetzten Person. Das ist vermutlich ein Schlüsselschritt auf diesem Weg, denn hier wird das erste Mal das Thema tatsächlich konkretisiert und ein Stück weit auch verbindlich gemacht. Nachdem Du Dich nun intensiv mit Deinen Finanzen, Deinem Aufgabenfeld und Deinen persönlichen Zielen beschäftigt hast, sollest Du nicht zu lange warten Dein Vorhaben nun auch vertraglich festzuhalten. Einerseits lässt Du den Beteiligten Parteien genügend Zeit, um sich auf die neue Situation einzustellen, anderseits bekommst Du selbst einen Motivationsschub, sobald Du das Thema „Arbeitszeitreduktion“ in offizielle Bahnen lenkst. Dabei ist es wichtig, dass Du Deiner Chefin oder Deinem Chef Deine Beweggründe nahebringst. Sei hier ehrlich und erwähne ruhig, dass Du gerne mehr für Dich machen möchtest. Oder dass Du Dich zusätzlich zu Deinem Job noch in einem anderen, eventuell ehrenamtlichen Bereich, engagieren möchtest. Hier helfen Dir die persönlichen Ziele, die Du bereits definiert hast. Gleichzeitig ist es wichtig, dass Du die Sicherheit vermittelst und auch belegst, dass nichts Wichtiges liegen bleibt. Hierbei helfen Dir die Gedanken, die Du dir während der Aufgabenfeldoptimierung gemacht hast. Im nächsten Artikel dieser Serie werde ich auf das Thema „richtiges Mindset“ eingehen.

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Weniger Arbeitszeit = Akzeptanz von Deiner Chefin oder Deinem Chef muss gegeben sein: Du hast zwei Möglichkeiten, um Dich auf die neue Situation einzustellen

  1. Damit es schnell und unkompliziert geht, gehst Du mit dem Kopf durch die Wand, ziehst Dein Vorhaben im Geheimen durch und bestehst einfach auf Dein Recht weniger zu arbeiten.
  2. Du überzeugst Deine vorgesetzte Person von den Vorteilen Deines Vorhaben und zeigst auf, dass es sich hierbei um eine echte Win-Win-Situation handelt.

Meine Empfehlung im Rahmen dieses Prozesses: Auch wenn es mehr Vorbereitung bedarf ist es definitiv cleverer die Vorzüge Deines Vorhabens herauszuarbeiten und diese glaubhaft zu kommunizieren. So erhälst Du wichtige Unterstützung und zudem wird man Dich höchstwahrscheinlich für Deine offene Vorgehensweise respektieren.

Bevor es losgeht: ein kleiner Gedankenexkurs

In „Not Sorry“ ist ein Kernpunkt der Strategie auf die Gefühle Deiner Mitmenschen zu achten. Auch wenn es sich natürlich nur um eine berufliche Beziehung handelt, ist es dennoch wichtig zu verstehen, dass das bevorstehende Gespräch emphatisch erfolgen sollte. Versuch stets auf die Bedenken Deiner Chefin oder Deines Chefs einzugehen und nimm diese ernst. In „Berge versetzen für Anfänger“ wird dazu geraten andere Menschen in Deine Pläne einzubeziehen. In diesem Fall ist es ratsam Deine direkten Kollegen einzuweihen und sie genauso wie Deine Chefin oder Chef mitzunehmen. Sie sollen schließlich nicht das Gefühl haben, dass Du sie umgehst oder gar im Stich lässt, sondern sie sollen Dich verstehen und im Idealfall unterstützen.

Jetzt geht’s los: In 5 Schritten zur einer perfekten Vorbereitung des Gesprächs mit der Chefin oder dem Chef

  1. Beweggründe vermitteln
    Deine Arbeitszeit zu reduzieren dient ja einem Zweck, den Du im Idealfall bereits in Form von Zielen definiert hast (siehe Persönliche Ziele setzen). Ich denke es wird Dir sicherlich nicht schwer fallen begeistert zu wirken, während Du jemandem davon erzählst. Verstelle Dich nicht, sondern erzähle Deiner Chefin oder Deinem Chef genau mit dieser Begeisterung von Deinem Vorhaben. Es geht nicht darum, dass Du keine Lust mehr auf Deinen Job hast, sondern darum, dass Du für etwas anderes außerhalb des Jobs brennst und dies in Dein Leben integrieren willst. Das ist ein wichtiger Unterschied, den Du unbedingt vermitteln solltest!

  2. Leistungsportfolio vorstellen
    Natürlich kannst Du nicht einfach nur Deine Arbeitszeit reduzieren ohne dabei Anpassungen an Deinem Aufgabenfeld vorzunehmen. Dazu hast Du Dich im Idealfall bereits mit Deinem persönlichem Leistungsportfolio auseinandergesetzt (siehe Artikel Aufgabenfeld im Job optimieren). Präsentiere Deiner vorgesetzten Person Deine Überlegungen und betone den konsequenten Fokus auf das Wesentliche.

  3. Sicherheit vermitteln
    Da es sich bei Deinem Vorhaben um etwas handelt, dass bisher noch nicht in der Praxis getestet wurde, ist es wichtig Deiner Chefin oder Deinem Chef zu versichern, dass nichts Wichtiges liegen bleibt, auch wenn Du zukünftig weniger Stunden anwesend sein wirst. Hierbei solltest Du in Vorleistung gehen, d.h. anbieten, dass Du bei dringenden Angelegenheiten dennoch zur Verfügung stehen wirst. Es ist ratsam Deine private Handynummer anzubieten, die exklusiv Deiner Chefin oder Deinem Chef zur Verfügung steht. Und stelle Dich darauf ein, dass Du anfangs dennoch länger arbeiten wirst, obwohl Du einen reduzierter Arbeitsvertrag hast. Das ist ganz normal, denn die neuen Abläufe müssen sich erstmal einpendeln. Du wirst sehen, dass Du bald effizienter mit Deiner Zeit umgehen wirst und das Vertrauen Dir gegenüber zunehmen wird.

  4. Vorteile für Abteilung aufzeigen
    Es ist nicht an den Haaren herbeigezogen, dass Dein Vorhaben nicht nur Dich persönlich Deinen Zielen näher bringen wird, sondern auch Vorteile für Deine Abteilung mit sich bringt. Dies solltest Du auf keinen Fall vergessen und bei Deinem Gespräch aufzeigen. Dadurch, dass Du Dich zwingst effizient mit Deiner Zeit umzugehen, wirst Du anfangen vieles zu hinterfragen und zu optimieren. Du wirst nur noch für das bezahlt, was einen wirklichen Mehrwert generiert. Das ist eine echte Win-Win-Situation.

  5. Nächste Schritte definieren
    Nun geht es darum die Pläne auch tatsächlich in die Tat umzusetzen. Hierzu müssen die nächsten Schritte definiert werden, die darin bestehen einen Übergangszeitraum festzulegen. Drei Monate bieten sich als eine gute Zeitspanne an, damit sich alle auf die bevorstehenden Änderungen einstellen können. Wenn ihr euch hierüber einig seid, kann offiziell Dein Antrag auf eine Anpassung der Arbeitszeit gestellt werden. Nun kannst Du auch gerne Dein weiteres Arbeitsumfeld von Deinem Vorhaben in Kenntnis setzen. Gehe dabei ähnlich vor wie in den bereits erwähnten Punkten (bis auf den kleinen Unterschied, dass Du nicht jedem Deine Handynummer anbieten solltest, das wäre am Ziel vorbeigeschossen).

Gratuliere! Nun weisst Du wie Du Dein Gespräch gestalten kannst, damit der offiziellen Reduktion Deiner Arbeitszeit und selbstverständlich einem weiterhin harmonischem Arbeitsumfeld nichts im Wege steht.

Nächster Schritt

Der nächste Artikel der Serie „Der Weg zur Arbeitszeitreduktion“ wird das Thema behandeln: Das richtige Mindset.

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Dein Feedback

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Ansonsten hoffe ich, dass dir das Lesen dieses Artikels Spaß gemacht hat und du etwas daraus für dich mitnehmen konntest. Ich freue mich, wenn Du meine weiteren Beiträge verfolgst!

Viele Grüße aus dem Schwarzwald, Janusz

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